4 reglas básicas para armonizar el trabajo en equipo y la gestión del tiempo.

El concepto del trabajo en equipo siempre ha sido muy romántico por la satisfacción de trabajar con gente y ayudar a los demás, pero no es fácil coordinar nuestro tiempo con el de nuestro entorno; a pesar de que sea indispensable para lograr una alta eficacia personal. En algunos casos, el trabajo en red puede llegar a representar más del 70% de nuestro tiempo.

Antropológicamente los seres humanos tenemos mejores resultados cuando trabajamos juntos. Históricamente se ha demostrado la eficiencia cuando colaboramos unos con otros; inicialmente a través de grupos de tribus o clanes y, más recientemente, a través de equipos de trabajo en organizaciones, sociedades profesionales.

Para obtener los beneficios de trabajar eficientemente con nuestras redes, podemos aplicar los principios de dinámicas de trabajo en equipo. Estos son los cuatro consejos más importantes:

1. Que todos conozcan y compartan el objetivo común y cómo cada miembro puede colaborar para alcanzar los objetivos de todos. Para esto, podemos hacer un cuadro de mando resumen que refleje la relación entre los objetivos y funciones de cada uno. Esto facilita el pedir ayuda, ofrecerla y generar sinergias.
2. Definir criterios y formas de trabajar con reglas muy simples:
   • Planificar juntos frecuentemente: lista de prioridades, recursos, tiempos y responsabilidades. Mantener reuniones muy operativas del estilo Lean management, es decir, breves (no más de 30 mín.).
   • Usar protocolos para el correo electrónico tales como especificar el asunto según proyectos o etiquetas, orden al momento de usar CC y nivel de prioridad, evitar el “urgentismo”, entre otras.
   • Gestionar las pequeñas interrupciones, tipo dudas y comentarios breves, agrupándolas para una rápida reunión de despacho diaria, así no se interrumpen unos a otros y cada vez que surge la idea emergente. También, colocando avisos de no interrumpir en momentos de alta concentración.
3. Flexibilidad en la forma en que cada persona trabaja. Dejar que otros hagan su trabajo a su manera. Hay una diferencia entre invertir tiempo en capacitar a otros y perder el tiempo tratando de conseguir que otros hagan el trabajo a mi manera. Hay que confiar en las capacidades del equipo.
4. Asegurar la buena comunicación. Cumplir las reglas básicas para asegurar la comprensión de los mensajes:
   • Explicar el contexto general: el por qué y para qué de lo que pedimos, solicitamos o planteamos.
   • Concretar: que no quede duda de el cuándo, cómo, dónde, quién de las tareas y responsabilidades.
   • Contrastar y confirmar el mensaje: dar espacio de preguntas para aclarar o indagar.

Igualmente, hay que tener cuidado con el mito de la “política de puertas abiertas”, es una gran filosofía para la comunicación abierta y la respuesta rápida, pero eso no significa literalmente que hay que trabajar todo el tiempo con una puerta abierta, tiene que ser controlado. Todos necesitamos tiempo para trabajar solos y concentrados en determinadas tareas. Hay que tener disciplina y conseguir un entorno adecuado para concentrarse en estos casos, sin interrupciones como responder emails, llamadas, visitas.

Mejorar la forma de trabajar con los demás a veces implica invertir tiempo educando a nuestro entono cercano con estas normas de gestión y coordinación. Si usted piensa que esa educación es malgastar el tiempo, imagínese el coste que conlleva lidiar continuamente con ladrones de tiempo sin control!